Öncelikle Microsoft’un, “YASAK” kelimesinin yasak olduğu bir şirket olduğunu belirtmek isterim. Bu sebeple kendi ürünümüz olan MSN Messenger’ın da yasak olmadığı aşikâr. Şirkette şirket içi yazışmaları, genel olarak Office Communicator ile yapmayı tercih ediyoruz. Bunun başlıca sebebi, Office Communicator yazılımının kişilerin takvimlerini ve iç bilgilerini (dahili numaralar vb.) anında gösteriyor olması. Tabii ki sırf iş amaçlı düşünüldüğü için, Office Communicator’da MSN Messenger’da olduğu gibi bir takım civcivli şeyler yok. Dışarıdan kişilerle de yazışmanıza imkân sağlaması açısından oldukça etkili olduğunu söyleyebilirim. İş amaçlı yazışmalar için kesinlikle MSN Messenger’a göre daha etkili, ancak tabii ki MSN Messenger gibi yaygın değil, fazla bilinmiyor ve açıkçası kullanıcılar tarafından civcivli olmaması yüzünden bazen tercih edilmeyebiliyor.

6 yıldır Microsoft’ta çalışıyorum ve son 3 senedir de satış müdürü olarak yaklaşık 30 kişilik bir ekibi yönetiyorum. Ekibimin bir kısmı telefonda müşterilerle, diğer bir kısmı ise PC üreten iş ortaklarını ziyaret edip yüz yüze talep yaratmaya çalışıyor. Messenger yazılımı, ekibim ve benim için en önemli iletişim araçları arasında. Aramızda kullanırken uyulması için belirlediğimiz bazı kurallar var ve bunları kültür olarak oturtmaya çalışıyoruz. Esasında bunlar tamamen zaman yönetimi temellerine dayanan uygulamalar. İletişim araçlarımızın sıralamasını, işlerin önem ve aciliyet sırası belirliyor.

• ÇOK ÖNEMLİ / ACİL İŞLER için kesinlikle hâlâ ve hiç değişmeyecek, bir numaralı iletişim aracı "telefon". Esasında bu kapsama "toplantı"ları da almak gerekir çünkü maalesef toplantılar Microsoft’ta günlük iş yaşamının çok önemli bir parçası. "Maalesef" dedim çünkü toplantı düzenlemek ve yönetmek apayrı ve çoğu kişi tarafından çok iyi bilinmeyen bir kültür. Detaylarına girmeyeceğim. Telefonun en büyük faydası, duyguları ve isteklerinizi net bir şekilde karşıya iletebilmeniz. Kelimeler yazı halinde iken duyguları taşıyamıyorlar ve bu çoğu zaman yanlış anlaşılmalara sebep olabiliyor. Telefonda ise duygularınızı tam olarak iletebiliyorsunuz. Ancak çoğu zaman kayıt altında olmaması sorun yaratabiliyor. Klasik "demiştin /dememiştin" sendromları…

• ÖNEMLİ / ACİL İŞLER için kesinlikle Messenger. Eğer iletişimi yapılacak konu acil ya da çok acil ama çok önemli değil ise, en uygun çözüm Messenger. Çok önemli konuların yanlış anlaşılmaya mahal vermeyecek şekilde mümkünse yüzyüze, en kötü ihtimalle telefonda yapılmasını tercih ediyoruz. Messenger kullanımını gerektiren konular, genelde işin devamlılığını kesmemek adına anlık bilgi talepleri oluyor. "X dosyası geldi mi?", "Y sana şu konu ile ilgili mail attı mı ya da bilgi verdi mi?" gibi... Süre çok önemli bir faktör. Messenger üzerinden yapılacak iletişimin genel anlamda 1-2 dakikadan uzun sürmemesini bekliyorum. Bu süre aşıldığında yine telefon ön plana çıkıyor, çünkü konuşmak yazmaya göre her halûkârda daha hızlı ve efektif.

• DİĞER İŞLER için e-posta. Genelde herkes için kendi işi daha acil ve en önemlidir. Karşı tarafın bunu değerlendirmesi ve "Hayır" diyebilmesi, iş yapma kabiliyetini belirler ve bunun kullanılan iletişim aracı ile alakası yoktur (telefonda da "sonra konuşalım" diyebilirsiniz). E-posta, işlerin kayıt altında tutulması ve uzun soluklu bilgi alışverişi için en etkin yöntem. Zamanımızda argo tabiriyle "e-mail yapmak" ya da e-posta okumak, iş yapmak sayılmaya başlandı. Bu tavrın ekibimde yerleşmemesine çalışıyorum. E-posta sadece işlerin ilerlemesini sağlayan bir araç.

Ekibimde her türlü iletişim aracının kullanılmasına sıcak bakıyorum. Doğru kullanımı ise biraz zamanla oluşuyor. Arkadaşlarımıza zaman yönetimi konusunda eğitimler veriyoruz. "Outlook ile zaman yönetimi" tüm arkadaşlarımız için zorunlu bir eğitim. Bu eğitim içinde, zaman yönetiminin gereği olan "Hayır" demeyi / diyebilmeyi de vermeye çalışıyoruz.

Hangi iletişim araçlarının nasıl kullanıldığına dair denetleme araçlarım yok, denetlemeye çalışmıyorum, denetlemek de istemiyorum. Herkes iş performansı ile ölçülüyor. Verilen hedeflere (sadece cirosal hedeflerden bahsetmiyorum, birçok kriter var) ulaştıkları sürece hangi aracı nasıl kullandıkları (arkadaşları ile sohbet ediyor / etmiyor, oyun oynuyor vb.) kendi bilecekleri bir iş. Vakit bulup bunları da yapabiliyorlarsa, belki de benim yaptığım bazı yanlışlar var diye bakıyorum.

Messenger yazılımının faydasını, özellikle iş yaptığımız iş ortakları ve müşterilerimiz ile olan iletişimimizde gözlemliyorum. Yakın çalıştığımız müşterilerimiz ve iş ortaklarımız, genelde ekibimdeki arkadaşların Messenger adreslerini alıp gerektiğinde anında soru sorma veya ihtiyaçlarını giderme yoluna gidiyorlar. Bu bizim için de açıklık ve ulaşılabilirlik açısından fayda sağlıyor. Ne kadar ulaşılabilir olursanız, müşteri memnuniyeti de o kadar artıyor. Bu benim için çok önemli bir konu. Araştırmalar da gösteriyor ki, memnuniyetsiz müşterilerin %95’i şikâyet bile etmiyor, direkt sizden uzaklaşıyorlar.

Ama daha önemlisi, Messenger’ın pazarlama iletişimi açısından fayda sağlaması. Microsoft olarak Messenger’ı pazarlama aracı olarak kullanmak gibi bir eğilimimiz şu anda yok, ancak belki de bunu da bir sistem çerçevesinde uygulamaya almamız gerekiyor. Bu eğilimi genelde iş ortaklarımızda gözlemliyoruz. Esasında tahminimce, iş ortaklarımız da bunu bilinçli olarak yapmıyor, ancak satış elemanları kesinlikle çok bilinçli (hedeflerine ulaşmak için kendi pazarlama çalışmalarını kendileri yapıyorlar). Çok da güzel buluyorum. Messenger’ımı açtığımda iş ortaklarımızda, çalışan kişilerin isimleri yanına o anda yürütmekte oldukları kampanyaları ya da kampanyaların detaylarının bulunduğu web sitesi adreslerini yazdıklarını görüyorum. Bu adreslerden şimdiye kadar bakmadığım olmadı. Bazen de dinledikleri müzikleri görüyorum... Bu da o kişinin zevkleri konusunda bilgi veriyor çoğu zaman. (bu emoticon bilinçli kullanılmıştır). "Dinlediği müziği görmenin ne faydası var?" dediğinizi duyar gibiyim... Tekrar yazışmam ya da yazışmaya başlamam için bana bahane yaratıyor. Çoğu zaman özellikle müşterileriniz ile iş konuşabilmek için dikkatini çekmek durumundasınız ve hangi sebeple olursa olsun konuşmaya girebilmek en önemli kısım. Messenger ile bu kısmı bazen çok kolay atlayabiliyorsunuz. Daha sonra iş konularına getirmek ya da getirememek satış kabiliyetinize kalıyor.

Messenger, kişiselleştirmeyi beraberinde getiriyor. Herşeyin kişiselleştirilmeye başlandığı zamanımızda (kişiye özel kot bile üretebiliyor bazı firmalar) iletişimin de kişiselleştirilmesi gerekiyor.

Messenger’ın bana göre tek sorunu, kullanılan dil ile alakalı. Ayrı bir lûgatı var, oluşuyor. Ne olduğunu tahmin etmeye çalıştığım bir çok kısaltma ile konuşuyor insanlar. Türkçemiz’in bozulması açısından sorun olarak buluyorum bunu. Ancak şunun da farkındayım ki bu Messenger’a özel bir durum değil. TV ve birçok iletişim aracında bu dil kullanılıyor ve Messenger da bu iletişimi sağlayan, bu şekilde iletişim sağlayan araçlardan sadece biri. Bu konuda ekibime sadece önerilerde bulunuyorum. Yaptıkları yazışmaların Microsoft’u, ama daha da önemlisi kendilerini yansıttığını ve bu bağlamda özenli olmalarını söylüyorum. Esasında bu halihazırda dikkatli oldukları bir konu. Çünkü meslekleri gereği gün içerisinde onlarca insanla konuşuyorlar ve tabii ki "ksltmlr ile knsmuyrlr". Esasında Microsoft olarak bir adım daha öne geçtik ve müşterilerimizle LiveMeeting vasıtasıyla birebir online toplantılar yapıyoruz. Burada hem görsellik, hem de ses iletişimi aynı anda var. Bu bağlamda ekibimin düzgün konuşup düzgün yazması en önemli konulardan biri. Türkçe’yi her iletişim aracında düzgün kullanıyorlar.

Gelecekte MSN Messenger vb. yazılımların daha da gelişeceğinden eminim. Ses iletişimi, Microsoft’taki çalışma arkadaşlarımdan biri olan Bill Hill’in de dediği gibi, "HUMAN 1.0" işletim sisteminden beri olan ve HUMAN 1.0 ile birlikte gelen bir özellik. Bundan asla feragat edilmeyecek. Üzerine geliştirilmiş ilk uygulamalardan biri de "YAZI" şüphesiz. Hatta yazı ile "HUMAN 1.1"in çıkmış olduğu bile söylenebilir. Ancak temel işletim sistemi hep aynı kalacak. Yazılan yamalar ve eklentiler, sadece bir takım açıkları kapayacaktır. MSN Messenger vb. uygulamaların hepsinin bu gibi özellikleri barındırır hale gelmesini bekliyorum. Ama beklentim daha büyük değişikliğin bunlara erişimimizi sağlayacak donanımsal değişikliklerde olması. MSN Messenger’ı rakiplerinin önüne geçirip 1 numara olmasını sağlayan "güvenlik" özelliklerinin veya güvenlik konusunun ise hiçbir zaman değişmeyeceğine eminim. Zaman geçtikçe "HUMAN" işletim sistemine ve bunun gerekliliklerine daha çok yaklaşılacak ve önem sırasını yine "MASLOW"un ihtiyaçlar ilişkisi belirleyecek. Özetle:

1. Fizyolojik ihtiyaclar (Bilgi alanı, İnternet veya erişim),
2. Güvenlik ihtiyaçları (Bilgi güvenliği),
3. Ait olma ve sevgi ihtiyacları (Kişiselleştirme, özelleştirme),
4. Değer ihtiyaçları,
5. Kendini gerçekleştirme ihtiyaçları.

Şu anda en azından üçüncü aşamaya gelindiğini sanıyorum. Sonraki adımlar da daha çok başında… Henüz özel web alanları verilerek (Messenger’daki alanlar ve Myspace gibi) kişiselleştirme safhalarındayız. Değer ihtiyaçları ve kendini gerçekleştirme ihtiyaçlarını ise karşılayacak geliştirmeler henüz yapılmadı, yolda…

Göktuğ Oğuz